Checklist 10+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Trong thời đại hiện đại với nhịp sống nhanh chóng, việc quản lý công việc và thời gian trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để đảm bảo hiệu quả và sắp xếp công việc một cách khoa học, phần mềm quản lý công việc đóng một vai trò quan trọng. Cùng Sabay tìm hiểu 10+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả qua các chia sẻ sau đây.

Khó khăn khi quản lý công việc

Của đội nhóm

Công việc quản lý một nhóm đôi khi gặp khó khăn trong việc phối hợp, đảm bảo đội làm việc hiệu quả và duy trì sự đồng thuận giữa các thành viên.

Một số vấn đề thường xuyên xảy ra khi quản lý đội nhóm:

• Giao tiếp không hiệu quả: Sự thiếu rõ ràng trong giao tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột trong nhóm.
• Phân phối công việc không công bằng: Một số thành viên có thể phải chịu áp lực công việc lớn hơn, dẫn đến căng thẳng và không hài lòng.
• Thiếu hiệu suất: Đôi khi, nhóm gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất làm việc ổn định và đáp ứng kế hoạch làm việc.
• Không khen thưởng kịp thời: Khi nhà quản lý không khích lệ nhân viên khi họ có thành tích tốt, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, không được công nhận và có nguy cơ rồi bỏ nhóm để tìm môi trường khác tốt hơn.

Của cá nhân

Không ít người có thể gặp khó khăn trong việc quản lý công việc cá nhân. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Quản lý thời gian: Khó khăn trong việc xác định thứ tự ưu tiên và phân chia thời gian giữa các công việc.
• Duy trì sự tập trung: Thường xuyên gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung khi có nhiều xao lẻ trong môi trường làm việc.
• Căng thẳng và áp lực: Cảm thấy áp lực và căng thẳng do số lượng công việc hoặc yêu cầu cao.
• Thiếu hiệu suất cá nhân: Khó khăn trong việc đạt được mục tiêu và tiến độ cá nhân trong công việc.

Để vượt qua những khó khăn này, cả đội nhóm và cá nhân có thể tìm kiếm giải pháp và sử dụng phần mềm quản lý công việc để hỗ trợ trong việc tăng cường hiệu suất và quản lý công việc hiệu quả hơn.

>>> Xem thêm: Chữ ký số là gì? Những điều cần biết về chữ ký số

Những tính năng cần có của phần mềm quản lý công việc

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý công việc cần có một giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng để người dùng có thể dễ dàng tiếp cận và tận dụng mọi tính năng một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, phần mềm này phải linh hoạt, có thể điều chỉnh để phù hợp với quá trình làm việc của nhân viên và doanh nghiệp.

Thích hợp với nhiều thiết bị khác nhau

Phần mềm làm việc phải tương thích với nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, hoặc máy tính bảng giúp người dùng có thể quản lý công việc bất kể ở đâu và bằng bất kỳ thiết bị nào.

Sở hữu chức năng báo cáo

Phần mềm cần có tính năng tạo và tùy chỉnh báo cáo để người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Chức năng báo cáo cho phép người dùng thống kê các công việc đã hoàn thành, hoàn thành bởi ai, còn những công việc nào chưa xong một cách rõ ràng.

Lưu trữ thông tin tích hợp với phân quyền

Khả năng lưu trữ thông tin công việc cùng với quản lý phân quyền cho phép người dùng chia sẻ thông tin một cách an toàn và kiểm soát quyền truy cập.

Không cần nhân viên IT, không cần thuê máy chủ

Phần mềm quản lý công việc nên được thiết kế để dễ dàng triển khai và sử dụng mà không cần sự can thiệp của nhân viên IT hay việc thuê máy chủ riêng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít chi phí và nhân lực.

10+ phần mềm quản lý công việc

Trello

Trello là một ứng dụng quản lý công việc và dự án dựa trên hệ thống thẻ và bảng. Nó được phát triển bởi Fog Creek Software và sau này đã được mua lại bởi Atlassian. Trello là một công cụ đa năng dành cho cá nhân, nhóm làm việc, và các tổ chức để quản lý và theo dõi tiến độ công việc.

Trello nổi tiếng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp cá nhân và nhóm làm việc duyệt thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả. Ứng dụng này rất phù hợp cho các dự án nhỏ và trung bình, quản lý công việc hàng ngày, và theo dõi tiến độ một cách trực quan.

Dưới đây là một số tính năng chính của Trello:

• Bảng Trello là không gian chứa thẻ. Bạn có thể tạo nhiều bảng để phân chia công việc theo dự án, nhóm, hoặc mục tiêu cụ thể.
• Thông thường, bạn có thể tạo danh sách cho từng giai đoạn của công việc như “To-Do” (Cần làm), “In Progress” (Đang thực hiện), và “Done” (Đã hoàn thành).
• Mỗi công việc hoặc nhiệm vụ được biểu thị bằng một thẻ. Bạn có thể tạo thẻ cho mỗi nhiệm vụ, gắn kèm thông tin, lập lịch, và gán cho người thực hiện.
• Trello cung cấp một loạt báo cáo về tiến độ công việc và thời gian hoàn thành, giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc.
• Trello có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Google Drive, Dropbox, Slack, và nhiều ứng dụng khác, tạo ra một môi trường làm việc liên kết.
• Đặc biệt, ứng dụng này có thể làm việc khi không có kết nối Internet và tự động đồng bộ khi kết nối mạng được nối lại.

Asana

Asana là một ứng dụng quản lý công việc và dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Asana, Inc. Nó được thiết kế để giúp cá nhân và tổ chức quản lý, theo dõi và tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Asana được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ doanh nghiệp đến giáo dục và tổ chức phi lợi nhuận. Với khả năng quản lý dự án, công việc, và thời gian một cách hiệu quả, Asana là một công cụ quan trọng giúp cải thiện sự tổ chức và hiệu suất làm việc.

Tính năng chính:

• Cho phép bạn tạo và quản lý các nhiệm vụ, dự án, và mục tiêu.
• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác dựa trên thư viện thẻ để hiển thị công việc và dự án.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, bao gồm Google Drive, Dropbox, Slack, và nhiều ứng dụng khác.
• Cung cấp lịch và báo cáo về thời gian, giúp bạn quản lý thời gian làm việc và theo dõi tiến độ.
• Tính năng phân quyền, đảm bảo rằng thông tin quan trọng được bảo vệ và chỉ dành cho những người cần biết.

Wrike

Wrike được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành, bao gồm kỹ thuật, tiếp thị, quản lý dự án, và nhiều lĩnh vực khác. Với khả năng quản lý dự án và tối ưu hóa tác vụ, Wrike giúp cá nhân và tổ chức làm việc một cách hiệu quả và hiệu suất.

Tính năng chính của Wrike:

• Wrike cho phép bạn tạo và quản lý dự án, công việc, và nhiệm vụ. Bạn có thể xác định mục tiêu, thời hạn, và ưu tiên cho từng công việc.
• Giao diện sử dụng thư viện thẻ dễ sử dụng, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và dự án một cách hiệu quả.
• Wrike tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau, bao gồm Google Workspace, Microsoft Office, Dropbox, và nhiều ứng dụng khác.
• Bạn có thể lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến dự án và công việc trong Wrike.

Evernote

Evernote thường được sử dụng để ghi lại ý tưởng, lên kế hoạch, tổ chức dự án, và theo dõi công việc hàng ngày. Với khả năng tổ chức thông tin một cách hiệu quả và khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, Evernote là một công cụ hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và thông tin.

Tính năng chính của Evernote bao gồm:

• Evernote cho phép bạn tạo ghi chú với văn bản, hình ảnh, tệp tin đính kèm, liên kết, và nhiều nội dung khác.
• Ứng dụng này tích hợp với nhiều dịch vụ và ứng dụng khác nhau, cho phép bạn chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và làm việc cùng đồng nghiệp.
• Trò chuyện với những người trong danh sách liên lạc bạn bè.
• Evernote cung cấp tính năng bảo mật cho dữ liệu cá nhân, bảo vệ thông tin quan trọng của bạn.

Microsoft Planner

Microsoft Planner khá giống Trello, là công cụ hữu ích để tổ chức và quản lý công việc, đặc biệt đối với các tổ chức sử dụng Office 365. Nó giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm và giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời hạn.

• Bạn có thể tạo ra các danh sách công việc và giao nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong nhóm.
• Microsoft Planner cung cấp một giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng tạo và quản lý công việc một cách hiệu quả.
• Planner tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong bộ Office 365 như Outlook và Teams, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và giao tiếp trong tổ chức.
• Bạn có thể chia sẻ các bảng công việc với thành viên khác trong tổ chức và làm việc cùng nhau trên các dự án.

Google Calendar

Google Calendar là một công cụ quản lý thời gian phổ biến và miễn phí, phù hợp cho cả cá nhân và tổ chức. Được tích hợp với hệ sinh thái Google, nó giúp bạn duyệt lịch và lên kế hoạch một cách dễ dàng, giúp tối ưu hóa thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân.

Các tiện ích của Google Calendar:

• Bạn có thể tạo các sự kiện, hẹn giờ và thêm thông tin chi tiết cho mỗi sự kiện như địa điểm, mô tả, và thời gian.
• Google Calendar cho phép bạn chia sẻ lịch với người khác, dễ dàng tổ chức cuộc họp và sự kiện cùng đồng nghiệp hoặc gia đình.
• Ứng dụng sẽ tự động gửi thông báo cho bạn trước khi sự kiện diễn ra, giúp bạn không bỏ lỡ cuộc họp quan trọng.
• Google Calendar tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Google như Gmail. Bạn có thể tạo sự kiện từ email và cập nhật sự kiện lịch trong email.
• Bạn có thể tạo nhiều lịch riêng biệt cho các mục đích khác nhau, như công việc, gia đình, hoặc cá nhân.

Todolist

Todolist là một công cụ linh hoạt và phổ biến cho việc quản lý công việc cá nhân và dự án. Nó giúp bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Todolist có thể sử dụng tiếng Việt, thích hợp cho bạn ghi chú công việc một cách đơn giản. Phần mềm này xứng đáng được tải về để phục vụ cho các hoạt động ghi chú thường ngày của học sinh lẫn dân văn phòng.

Tính năng nổi bật của Todolist bao gồm:

• Todolist giúp bạn tạo và quản lý danh sách các công việc cần thực hiện. Bạn có thể tạo công việc mới, chỉnh sửa, và xóa các mục trong danh sách.
• Sắp xếp danh sách công việc cần làm bằng nhiệm vụ con, nhiệm vụ ưu tiên, dự án con, phân loại công việc theo màu.
• Bạn có thể đánh dấu mức độ ưu tiên cho từng công việc, giúp xác định công việc quan trọng nhất.
• Todolist thường có ứng dụng di động và phiên bản web, cho phép bạn truy cập danh sách công việc từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí hoặc trả phí từ 3$ – 5$/tháng.

Due

Due là một ứng dụng quản lý thời gian và công việc giúp bạn theo dõi các deadline và thông báo nhắc nhở. Người dùng không cần đăng nhập vẫn có thể sử dụng các tính năng của nó. Đặc biệt, dù không có kết nối mạng, Due vẫn có thể hoạt động bình thường.

Tính năng chính của Due bao gồm:

• Liên tục nhắc nhở mỗi 1, 5, 10, 15, 30 hay 60 phút với chế độ auto-snooze cho đến khi bạn đánh dấu hoàn thành.
• Theo dõi các task nổi bật với Smart Badges.
• 59 âm thanh thông báo với độ dài khác nhau.
• Tính năng đếm lùi chính xác.
• Cài đặt 1 lần đầu và sử dụng tiếp những lần sau.
• Thiết lập nhắc nhở lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc tùy chỉnh.
• Không cần kết nối Internet.

Pomodoro

Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian và tăng cường năng suất. Được đặt tên theo cái hẹn giờ bếp hình cà chua (pomodoro) được sử dụng bởi người sáng tạo, phương pháp này tập trung vào việc làm trong khoảng thời gian ngắn và tạo ra các khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi.

Dưới đây là một số điểm chính về Pomodoro:

• Bạn có thể điều chỉnh thời gian pomodoro và thời gian nghỉ phù hợp với mức độ tập trung của mình.
• Phương pháp Pomodoro giúp tạo sự cân bằng giữa làm việc hiệu quả và thời gian nghỉ ngơi để duy trì sự sáng tạo và tập trung.
• Pomodoro giúp chặn các ứng dụng, trang web gây xao nhãng, để bạn tập trung trở lại việc.

Any.do

Any.do là một ứng dụng quản lý danh sách công việc và thời gian, được thiết kế để giúp người dùng sắp xếp, theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số điểm chính về Any.do:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa và quản lý danh sách công việc.
• Ứng dụng này có phiên bản trình duyệt và ứng dụng di động, cho phép bạn truy cập danh sách công việc từ nhiều thiết bị.
• Cung cấp tính năng nhắc nhở qua thông báo, giúp bạn nhớ lịch công việc và nhiệm vụ.
• Bạn có thể chia sẻ các danh sách công việc với người khác, điều này hữu ích cho việc làm việc nhóm hoặc quản lý dự án.
• Cài đặt “nhiệm vụ lặp” với những task cần nhắc nhở thường xuyên.

>>> Xem thêm: Đạo đức kinh doanh là gì? Những chuẩn mực của đạo đức kinh doanh

Kết luận

Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích khác bạn nha!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM